Enquanto as organizações lutam para proteger os representantes da Covid em expansão com limitações de movimento e cursos de ação distantes do trabalho, há uma chance particular de que as reuniões pessoais com grupos, clientes ou fornecedores possam ser interrompidas por um longo tempo – ou possivelmente semanas.
As reuniões virtuais – mesmo as improvisadas iniciadas pelo medo de uma doença – podem ser realizadas com ainda mais sucesso, utilizando as melhores práticas de reunião fundamentais e inovação razoável e simples de utilizar.
- Use o vídeo. Para fazer com que os indivíduos sintam que estão todos na “mesma” reunião, use a videoconferência, em vez dos dial-ins de reunião habituais. Inovação – como Zoom, Skype e GoToMeeting – ajuda a personalizar a discussão e a manter os membros presos. Você pode escolher entre os melhor software para conferências virtuais.
- Teste a inovação com antecedência. Nada mata a energia no início de uma reunião como um adiamento de 15 minutos, já que as pessoas precisam baixar a programação, não conseguem fazer o vídeo funcionar e assim por diante. Antes de uma reunião virtual, todos os membros devem testar a inovação e garantir que estão bem com os destaques significativos.
- Forneça uma alternativa de discagem de som. A videoconferência pode funcionar admiravelmente, mas não é uma associação sólida da web que geralmente não está acessível. Os indivíduos precisam ter a capacidade de participar por meio do som, mas deixar claro que o vídeo primeiro é o novo padrão.
- Certifique-se de que as faces estejam aparentes. As videoconferências são mais bem-sucedidas quando os indivíduos podem ver a aparência uns dos outros e a comunicação não-verbal. Solicite que as pessoas se sentem perto de sua webcam para ajudar a reproduzir a proximidade de uma reunião pessoal.
- Limite a duração do show. A coisa solitária mais terrível do que um longo show face a face é um longo show durante uma reunião virtual. As reuniões deveriam ser conversas. Os dados da fundação devem ser fornecidos com antecedência. No caso de alguém precisar se apresentar, use o compartilhamento de tela para direcionar a discussão, para que os participantes possam, na prática, “estar em total acordo”. Mas concentre-se na discussão para aumentar o tempo que os indivíduos estão dando uma olhada uns nos outros. Se você quiser gravar tudo para mostrar novamente / ter em arquivo, seria aconselhável olhar para um software de gravação de tela, você pode aprenda aqui sobre como fazer isso para que você esteja preparado no dia, isso o ajudará a manter tudo em um só lugar.
- Atenha-se ao básico da reunião. Antes da discussão, estabeleça objetivos claros e envie um pré-estudo, se adequado. Durante a reunião, utilize um plano, estabeleça diretrizes de coleta, faça pausas e faça um diagrama claro dos estágios subsequentes (contagem de tempo e responsabilidades) após cada segmento e no final da reunião.
- Distribua um facilitador. Normalmente é mais difícil lidar com uma conversa virtual do que pessoalmente. Tende a ser útil deixar um indivíduo para dirigir a discussão, permitindo que diferentes membros se concentrem no conteúdo. O facilitador também pode utilizar uma estrutura de pesquisa para “acompanhar o ritmo” da reunião em consultas específicas e garantir que todas as vozes sejam ouvidas.
Não ter a opção de cooperar em uma sala semelhante com associados pode se tornar um teste significativo nas semanas seguintes. Para fazer os encontros virtuais funcionarem, você pode ter que mudar a forma como o seu grupo os conduz.
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Fonte: Directlauncher
